Politique de confidentialité
L’engagement de l’organisme Les Fantastiques de Magog relativement à la vie privée
Abréviations
Les Fantastiques de Magog, ci-après nommé l’Organisme
Conseil d’administration, ci-après nommé CA
1. Qui sommes-nous et que faisons-nous ?
L’organisme Les Fantastiques de Magog a pour mission d’améliorer les conditions de vie des personnes présentant un déficit intellectuel, prioritairement la déficience intellectuelle. Il opère un centre de jour qui offre une variété d’activités permettant le maintien des acquis et de l’autonomie et qui favorise la participation sociale de sa clientèle.
Dans le cadre de sa mission, l’Organisme recueille, utilise et divulgue quotidiennement des renseignements aux fins de la prestation des services à la clientèle, notamment en matière de sollicitation pour des contributions de diverses formes. À cette fin, l’Organisme se conforme aux normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements qu’il recueille, particulièrement les renseignements personnels.
2. Pourquoi faire une politique sur la confidentialité ?
La présente Politique sur la protection des renseignements personnels a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels.
Nous n'utiliserons les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l'objectif principal et l'objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.
3. Quand demandons-nous votre consentement concernant vos renseignements personnels ?
Le consentement de la personne concernée est nécessaire pour pouvoir légalement utiliser les renseignements personnels qu’il transmet à l’organisation.
L’organisation doit ainsi mettre en place un processus d’obtention du consentement de chaque personne de façon à documenter à quel moment et comment ce consentement a été obtenu ou renouvelé. La base de données de l’organisation devrait donc prévoir et documenter le consentement obtenu ou renouvelé.
4. Quels renseignements personnels recueillons-nous ?
Les renseignements personnels que possède l’Organisme sont ceux énumérés ci-dessous. Certains peuvent être de nature sensible. Selon la Commission d’accès à l’information du Québec, un renseignement personnel est considéré comme sensible lorsque, de par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’atteinte raisonnable en matière de vie privée.
4.1 Les usagers
· Nom, adresse du domicile, adresse électronique et numéros de téléphone de l’usager.
· Date de naissance de l’usager.
· Informations générales sur la santé de l’usager.
· Noms et coordonnées des parents et/ou des personnes responsables de l’usager.
· Consentement de l’usager à partager son information personnelle avec des collaborateurs.
· Informations bancaires.
4.2 Les bénévoles
· Nom, adresse du domicile, adresse électronique personnelle et numéros de téléphone du bénévole.
· Cartes de la RAMQ et permis de conduire (pour vérification des antécédents judiciaires).
4.3 Les employés
· Nom, adresse du domicile, adresse électronique personnelle et numéros de téléphone de l’employé.
· Curriculum vitae et autres renseignements professionnels semblables au sujet de l’employé (antécédents professionnels, parcours académique, etc.).
· Information bancaire.
· Cartes de la RAMQ et permis de conduire (pour vérification des antécédents judiciaires).
4.4 Les donateurs
· Nom, adresse du domicile, adresse électronique personnelle et numéros de téléphone du donateur.
· Historique de dons du donateur.
4.5 Les collaborateurs et relations d’affaires
· Nom, adresse du domicile, adresse électronique personnelle et numéros de téléphone du collaborateur ou de la relation d’affaires.
5. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels et pourquoi ?
L’Organisme collecte des renseignements personnels lors d’entretiens, en personne, par téléphone ou par visioconférence, et lors d’échanges par courriels ou autres moyens électroniques.
Les entretiens ou échanges en personne se déroulent au siège social de l’Organisme ou dans le cadre d’activités extramurales.
Les renseignements personnels sont collectés dans le but de rendre les services aux usagers, d’assurer le fonctionnement adéquat des opérations de l’Organisme et d’interagir efficacement avec les bénévoles, donateurs, collaborateurs et relations d’affaires de l’organisation.
Le site internet de l’Organisme fournit un lien vers la présente politique et rappelle que les personnes qui refusent que l’Organisme collecte leurs renseignements personnels doivent en aviser la direction générale. À défaut de signifier leur refus, les personnes visées par la présente politique sont réputées avoir accepté que l’Organisme détient les renseignements personnels qu’elles ont fournis.
La présente Politique sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site Web, et l’Organisme n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.
6. Avec qui partageons-nous des renseignements personnels ?
Seuls les employés ou bénévoles autorisés par la direction générale ont accès aux renseignements personnels que l’Organisme détient. Cet accès est accordé lorsque les employés ou bénévoles en ont besoin afin de remplir leurs fonctions. Il se peut que l’Organisme collabore avec des tiers, par exemple, La Fondation Constance Langlois et le CIUSSS de l’Estrie. En pareil cas, l’Organisme s’assure, auprès de ces tiers et de leurs fournisseurs de services qu’ils se conforment à la présente politique.
L’Organisme utilise les services de sites tiers, comme Google et Facebook, pour promouvoir ses contenus et des offres.
Lorsque vous visitez notre site internet, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur le site internet et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Nous vous conseillons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.
Si vous souhaitez que des sites tiers stockent des témoins sur votre disque dur en vue de vous offrir de la publicité ciblée, vous pouvez activer cette option.
Pour de plus amples renseignements, nous vous invitons à consulter notre Politique sur les témoins (cookies – voir p. 9). À confirmer bientôt, en attente du site web
7. Pendant combien de temps conservons-nous des renseignements personnels ?
L’Organisme conserve vos renseignements personnels tant et aussi longtemps qu’il les utilise pour mener à bien ses activités et services.
Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».
8. Où conservons-nous les renseignements personnels ?
L’Organisme conserve les renseignements personnels qu’il détient conformément à sa politique sur les meilleures pratiques visant à encadrer la détention des renseignements personnels (RP). N’hésitez pas à vous référer à la rubrique COMMENT COMMUNIQUER AVEC NOUS ? au point 12 de cette politique pour plus d’information.
9. Comment protégeons-nous les renseignements personnels ?
L’Organisme est soucieux de toujours mériter la confiance des partenaires avec qui il interagit. De ce fait, l’Organisme met en œuvre les normes de sécurité généralement reconnues dans le domaine afin de protéger les renseignements personnels et ce, pendant toute la durée où il les a en sa possession.
Il met en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles appropriées et l’accès aux renseignements personnels n’est accordé que lorsque les employés ou bénévoles en ont besoin afin de remplir leurs fonctions.
De plus, l’Organisme révise périodiquement ces mesures de sécurité afin de s’assurer qu’elles sont bien appliquées.
10. Quels droits une personne détient-elle à l’égard de ses renseignements personnels ?
Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :
10.1 Accès
Le droit de demander si l’Organisme traite des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels, sous réserve du droit applicable.
10.2 Exactitude
L’Organisme est tenu de prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels en sa possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
10.3 Rectification
Le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que l’Organisme détient;
10.4 Désindexation
Le droit de demander de cesser de diffuser leurs renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à leur nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion leur cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.
10.5 Anonymisation
Le fait que l’Organisme puisse, au lieu de les détruire, anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes (ex : conservation des informations requises aux fins d’inspection fiscale éventuelle).
Le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
Le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions;
Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès la Commission d’accès à l’information du Québec.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec l’Organisme de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».
11. Comment utilisons-nous les témoins et les technologies similaires?
Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet des témoins que nous utilisons, veuillez-vous reporter à notre Politique sur les témoins ci-bas (« cookies »), laquelle fait partie de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels (voir page 9).
12. Comment communiquer avec nous ?
Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques concernant nos fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, communiquez avec
notre agent de protection de la vie privée par courriel à l’adresse : direction@lesfantastiquesdemagog.ca, par téléphone (819) 847-2477 ou par la poste aux coordonnées suivantes :
Les Fantastiques de Magog
À l’attention de la direction générale
Responsable de la protection des renseignements personnels
1525 Principale Est Magog, QC. J1X 1Z8
13. Comment mettons-nous à jour la présente politique ?
Nous pouvons modifier le contenu de nos sites Web et notre façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, notre Politique sur la protection des renseignements personnels et notre Politique sur les témoins pourraient être modifiées de temps à autre à l’avenir. Nous vous encourageons donc à les examiner chaque fois que vous visitez le site Web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.
14. Adoption de la politique
La Politique de confidentialité a été adoptée par le CA de l’organisme Les Fantastiques de Magog le ___ 2023.
Annexe : Politique sur les témoins (cookies).
Politique sur les témoins (cookies) à confirmer
1. Consentement
En utilisant notre site Web https://lesfantastiquesdemagog.ca/fr/accueil, vous consentez à l’utilisation de témoins conformément à la présente politique concernant les témoins. Vous aurez vu une invitation à cet égard lors de votre première visite sur ce site Web; bien qu’elle ne s’affiche habituellement pas lors des visites subséquentes, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en suivant les instructions ci-dessous.
2. Désactiver les témoins
Lorsque l’organisation paramétrant le témoin offre un outil de désactivation automatique à l’égard de ce ou ces témoins, nous indiquons le nom de cette organisation, la catégorie des témoins qu’elle paramètre ainsi qu’un lien vers son outil de désactivation automatique. Dans tous les autres cas, nous indiquons le nom des témoins eux-mêmes et leur source à la date de la présente politique concernant les témoins pour que vous puissiez facilement les identifier et les désactiver si vous le désirez au moyen des commandes de votre navigateur.
Si vous n’acceptez pas l’utilisation de ces témoins, veuillez les désactiver en suivant les instructions pour votre navigateur énoncées au site suivant (Tout sur les cookies informatique | All About Cookies) ou utiliser un outil de désactivation automatique, le cas échéant. Toutefois, certains services ne fonctionneront pas aussi bien si les témoins sont désactivés.
Après votre visite initiale sur ce site Web, nous pouvons modifier les témoins que nous utilisons. La présente politique concernant les témoins vous permettra toujours de savoir qui met en place des témoins, à quelle fin et quels sont les moyens pour les désactiver si vous la vérifiez de temps à autre.
3. Quels types de témoin sont utilisés par l’Organisme
Les catégories de témoins utilisées par l’Organisme et ses fournisseurs sont décrits ci-dessous.
3.1 Témoins strictement nécessaires
Ces témoins sont essentiels pour vous permettre de naviguer sur le site Web et d’accéder à ses fonctionnalités. Sans ces témoins, les services que vous demandez (comme la navigation d’une page à l’autre) ne peuvent pas être assurés.
3.2 Témoins de performance
Nous utilisons des témoins analytiques pour analyser comment nos visiteurs utilisent nos sites Web et pour surveiller la performance du site Web. Cela nous permet d’assurer une expérience de haute qualité en personnalisant notre offre et en repérant et en corrigeant rapidement tout problème. Par exemple, nous pourrions utiliser des témoins de performance pour faire le suivi des pages qui sont les plus populaires, pour établir quelle méthode de liaison entre les pages est la plus efficace et pour déterminer pourquoi certaines pages reçoivent des messages d’erreur. Nous pourrions également utiliser ces témoins pour cibler des articles ou des services du site en fonction de leur pertinence pour vous selon votre utilisation du site Web. Nous ou nos fournisseurs n’associons pas l’information recueillie par ces témoins à votre information personnelle.
3.3 Témoins de fonctionnalité du site Web
Nous recourons à des témoins pour vous offrir une certaine fonctionnalité. Par exemple, pour nous souvenir des choix que vous faites (comme votre nom d’utilisateur, votre langue ou votre région) ou pour reconnaître la plateforme à partir de laquelle vous accédez au site et pour vous fournir des fonctionnalités améliorées et plus personnelles. Ces témoins ne sont pas utilisés pour suivre votre navigation sur d’autres sites.
3.4 Témoins de ciblage
Les témoins de ciblage (ou témoins publicitaires) recueillent de l’information sur vos habitudes de navigation et servent à mieux cibler la publicité en fonction de vous et de vos intérêts. Ils sont utilisés par les services assurés par des tiers, comme les boutons Aimer ou Partager. Les témoins AddThis susmentionnés sont également des exemples de témoins de ciblage. Les tiers fournissent ces services en échange de la reconnaissance que vous avez visité notre site Web.
Lorsque vous utilisez les boutons LinkedIn, Twitter ou autres boutons de partage disponibles, vous êtes dirigé vers une page contrôlée par ces entreprises, qui peuvent placer des témoins (y compris des témoins de ciblage), et vous serez assujetti aux politiques concernant les témoins de LinkedIn, de Twitter ou d’un autre site Web pertinent, respectivement.
4. Utilisation d’adresses IP et de journaux Web
Nous pourrions également utiliser votre adresse IP et votre type de navigateur pour aider à diagnostiquer des problèmes touchant notre serveur, pour administrer notre site Web et pour améliorer le service que nous vous offrons. Une adresse IP est un code numérique qui désigne votre ordinateur sur Internet. Votre adresse IP pourrait également servir à recueillir de l’information démographique globale.
Nous pourrions procéder à des vérifications d’adresses IP pour établir le domaine dont vous provenez (ex. google.com) afin d’obtenir un meilleur portrait des données démographiques de nos utilisateurs.
L’information provenant de ces types de témoin et de technologie n’est pas combinée à l’information vous concernant provenant d’une autre source et ne permettra pas d’établir votre identité.
5. Pixels invisibles dans les courriels HTML et webinaires
Nos courriels de marketing renferment un « pixel invisible » unique propre à la campagne qui nous avise si nos courriels sont ouverts et qui, combiné à une autre technologie, vérifie les clics sur les liens contenus dans le courriel. Nous pourrions utiliser cette information à diverses fins, notamment pour établir lesquels de nos courriels vous intéressent le plus et pour demander aux utilisateurs qui n’ouvrent pas nos courriels s’ils souhaitent continuer de les recevoir. Le pixel sera supprimé lorsque vous supprimerez le courriel. Si vous ne souhaitez pas que le pixel soit téléchargé sur votre appareil, vous devriez choisir de ne pas cliquer sur les liens que nous vous envoyons. Cette information peut être liée à votre identité personnelle.
6. La politique concernant les témoins ne couvre pas les sites Web tiers
Veuillez prendre note que la présente politique concernant les témoins ne s’applique pas aux pratiques en matière de protection de la vie privée de sites Web tiers qui peuvent figurer dans des liens sur ce site Web ou être accessibles à partir de celui-ci, et que nous ne sommes pas responsables à l’égard de telles pratiques.
7. Changements touchant la politique concernant les témoins
Nous pourrions mettre à jour la présente politique concernant les témoins et nous vous encourageons à passer en revue la politique de temps à autre pour demeurer au fait de la manière dont nous utilisons les témoins. La dernière mise à jour de la présente politique concernant les témoins date de (date).